6 tips om opt-in zelfsturing te introduceren

opt-in zelfsturing

“Mijn mensen zijn er niet klaar voor hoor, ze zijn conservatief”, “onze manier van werken staat zelfsturing niet toe” en “onze collega’s willen gewoon nog iemand hebben die vertelt wat er moet gebeuren.”

Zomaar een aantal bezwaren die ik vaak hoor nadat er uitgesproken wordt dat zelfsturing de toekomst is. “Maar dus nog niet voor nu”. Daar ben ik het niet mee eens. Je hoeft niet big bang alles om te gooien. Graag deel ik 6 tips die helpen bij een alternatief voor de big bang methode.

Bij de rotterdamse vestiging van Incentro, zijn we inmiddels al even onderweg en ook de hierboven genoemde bedenkingen hebben wij gehad. En dat waren alleen nog maar de bedenkingen vanuit het management. De consultants waren soms een nog meer uitgesproken tegenstander. Toch hebben we doorgezet. Met de visie dat zelfsturing een middel is voor succesvolle en betrokken collega’s.

De weg daar naartoe ging niet zonder horten of stoten. Maar het toekomstbeeld was zichtbaar en de route gaandeweg steeds duidelijker. Op basis van onze ervaring zou ik de volgende stappen adviseren:e.

De zes tips voor opt-in zelfsturing

1.Draag een consistente visie uit
Wat is jouw visie op de toekomst van jouw organisatie? Hoe droom jij dat jullie samenwerken? Waarom? Allemaal vragen die de basis vormen voor waar jullie naar toe moeten. Creëer daarmee jouw visie. Maar wel samen met de organisatie, daarmee zorg je voor draagvlak.

Draag deze visie vervolgens ook consistent uit. Je gaat ongetwijfeld bedenkingen horen van binnen en buiten de organisatie. Wijk niet zomaar van je visie af, maar verbeteren kan altijd. Belangrijk is dat de visie en wat je daaromheen vertelt consistent blijft. Je straalt daarmee het vertrouwen uit dat je achter de visie staat.

Kijk uit dat je collega’s niet stikken in de visie. Het helpt daarbij om niet zomaar tijdspaden te noemen, dat werkt vernauwend. Door de verplichting er ook af te halen gaan ze het meer zien als mogelijkheid, in plaats van ‘moeten’. Zeg maar: een opt-in.

2. Zonder vertrouwen geen verantwoordelijkheid
Begin met het geven van vertrouwen. Aan individuen, aan groepen, aan de hele organisatie.

Stop zo snel mogelijk met gesprekken achter gesloten deuren: transparantie zorgt voor zoveel meer vertrouwen. We begonnen bijvoorbeeld onze Management Team (MT) meetings open te gooien, iedereen mocht aansluiten. De opkomst viel tegen, maar de openheid werd gewaardeerd. Nu zijn we op een punt waarbij er geen MT meer bestaat in onze vestiging.

Neem je collega’s zoveel mogelijk mee in de plannen, betrek ze er zelfs bij. Haal zoveel mogelijk informatie achter het slot weg. Maar doe dat in overleg, want zo kan er ook gevoelig informatie van/over hun open beschikbaar komen. Door transparantie bereik je enorm veel in vertrouwen tonen. Die informatie is uiteindelijk ook weer nodig om later een team omheen te kunnen vormen.

3. Creëer een lerende organisatie
Een belangrijk ingrediënt is dat de organisatie lerend vermogen opbouwt. En dat is vooral een houding van mensen of cultuur binnen de organisatie, wat lastig tastbaar te maken is. De nuance zit hem vooral in het feedback geven versus zelf meedenken hoe verbetering gerealiseerd kan worden. Daarmee zorg je ervoor dat iedereen open staat voor veranderingen en daar niet meer van opschrikt en hakken in het zand zet. Hierdoor omarmen ze verbeteringen, die ze zelf initiëren en doorvoeren.

4. Begin klein & laagdrempelig
Dat je een visie hebt is top. Wanneer je deze consistent deelt, is dat nog beter. Er vervolgens naar handelen is de volgende stap. Als leidinggevende/manager/directeur ben jij degene die het voorbeeld geeft. Dus stop met managen, start met leiden en coachen.

Is er al een team dat enthousiast is over jouw visie? Dan is dat jouw kleine begin. Geef dat team de ruimte om echt een team te worden en zichzelf te ontdekken. Samen kunnen jullie experimenteren en verbeteren. Ook kunnen zij het succesvolle voorbeeld zijn waardoor andere collega’s de voordelen er van gaan inzien. En daarmee vervolgens een coachende rol innemen wanneer gewenst.

5. Teamvorming
Bedenk samen met de organisatie hoe de teamvorming er uit gaat zien. Op klantteams? Op regio, sector of juist rondom een bepaalde propositie. Deze keuzes zijn heel afhankelijk van de organisatie. Binnen Incentro Rotterdam zijn we gezamenlijk uitgekomen op teamvorming rondom proposities. Ga vooral niet zelf de teams indelen, maar laat ze elkaar vinden met een gedeelde visie.

6. Er is geen einde, wel een nieuw doel
Wij zijn nu zover dat we in de buurt komen van het eerste doel wat we stelden: ‘de vestiging bestaat uit alleen maar zelfsturende cellen’. We zijn nu aan het optimaliseren en bovenal aan het inslijpen van de nieuwe manier van werken. Maar we snakken naar het volgende doel, ‘waar gaan we nu naartoe?’. Om de richting te bepalen waar we heen mogen. Daarmee gaan we de volgende fase in, waarin we met elkaar het volgende doel gaan bepalen.

Aan de slag

“If everything seems under control, you’re not going fast enough” – Mario Andretti

6 stappen klinkt lekker overzichtelijk. Als we terugkijken was het zeker niet altijd overzichtelijk en juist als je er middenin zit is overzicht erg welkom. Met die reden heb ik dit artikel geschreven en hopelijk helpt het bij de eerste stappen naar opt-in zelfsturing.

Verder praten? Of weten hoe een team nu werkt? Let me know.